1.1 Uvod
Ivan Horvatić, univ.spec.oec.
U suvremenom svijetu i s razvojem novih tehnologija, cjelokupno poslovanje društava se sve više nastoji automatizirati i optimizirati. Tako i procesi unutar računovodstva i financija, kao i drugih sektora unutar odjela podrške koji prate primarno poslovanje svakog društva.
Društva teže stalnom razvoju svog poslovanja, a poslovne procese unutar društva žele optimizirati i pojednostaviti kako bi se na svakodnevne računovodstvene poslove gubilo što manje vremena. Potrebno je biti u koraku s vremenom, što znači da društvo treba pronaći načine da svoje poslovanje u što većem dijelu prenese u digitalni oblik, uključujući knjigovodstvenu dokumentaciju i računovodstvene procese društva.
U doba pandemije COVID-19, digitalizacija je uvelike pomogla velikom broju djelatnika odjela računovodstva i financija, iz razloga što im je omogućila neometani rad od kuće, te djelatnicima u primarnim aktivnostima društava, što je i uoči kraja pandemije ostala praksa i za budućnost.
Prateći izmjene koje su se dogodile i uzimaju maha u većim tvrtkama i društvima, mala, mikro i srednja poduzeća su, isto kao i njihovi vanjski ovlašteni knjigovodstveni servisi, objeručke prihvatili predstavljene promjene te su sukladno tome pokrenuti postupci i procesi digitalnih transformacija. Također, društva i tvrtke koje pružaju dostatnu podršku su potpuno digitalizirana, o čemu će biti više riječi u nastavku.
U nastavku je predstavljen okvirni pregled digitalizacije nekih procesa sektora podrške pomoću kojih je moguće tradicionalno računovodstveno poslovanje podignuti na viši nivo, točnije na digitalni način poslovanja:
1. Računovodstvo u Cloud-u,
2. Digitalizacija ugovorne dokumentacije,
3. Unos dokumentacije (skeniranje) i pohrana – DMS sustav,
4. Automatsko knjiženje ulaznih računa,
5. Digitalizacija putnih naloga i putnih računa
6. Robotizacija poslovanja
7. Robotska automatizacija procesa – faze implementacije
8. Digitalna transformacija knjigovodstvenih servisa kao trend koji je ostvario procvat u okviru svjetskih previranja i kriza
9. Upravljačko računovodstvo i digitalizacija
1. Računovodstvo u Cloud-u (oblaku)
Računovodstvo u oblaku sve više postaje suvremeniji i napredniji izbor u odnosu na tradicionalne sustave koji se instaliraju i koriste na lokalnim serverima unutar kompanije. Glavna razlika između tradicionalnog računovodstva i računovodstva u oblaku je u tome što se podaci šalju u oblak gdje se obrađuju, a zatim vraćaju korisniku. Za korištenje ovakvog sustava potreban je pristup internetu.
Jedna od ključnih prednosti prelaska na Cloud poslovanje su troškovi. Inicijalni troškovi su znatno niži jer nema potrebe za nabavkom servera za čuvanje i obradu podataka, uređaja za pohranu sigurnosnih kopija ili licenci za antivirusne programe. Također, računala koja se koriste za pristup programima u oblaku mogu biti nižih performansi, što rezultira nižom cijenom računala.
Osim toga, Cloud računovodstvo omogućava veću fleksibilnost i skalabilnost. Korisnici mogu lako prilagoditi kapacitet i resurse prema trenutačnim potrebama, što je posebno korisno u slučaju rasta ili smanjenja poslovanja. S druge strane, tradicionalni sustavi zahtijevaju unaprijed planiranje i ulaganje u infrastrukturu koja možda neće biti optimalna u budućnosti.
Podaci su dostupni s bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme, omogućavajući zaposlenicima u različitim odjelima pristup istim podacima i pregled izvještaja u stvarnom vremenu. Bitno je napomenuti da tradicionalni računovodstveni sustavi nose potencijalne opasnosti za hardver, softver i baze podataka zbog požara, poplava, potresa i drugih rizika, dok se podaci u Cloud računovodstvenim sustavima čuvaju na sigurnim serverima koji su pod nadzorom kompanija koje pružaju usluge poslovanja u oblaku.
Također, Cloud računovodstvo često dolazi s poboljšanim mogućnostima za sigurnost i zaštitu podataka. Specijalizirane kompanije za Cloud usluge ulažu u napredne tehnologije i protokole kako bi osigurale sigurnost podataka svojim klijentima, uključujući enkripciju podataka, redundanciju i sigurnosne kopije.
U konačnici, Cloud računovodstvo omogućava kompanijama da se fokusiraju na svoje glavne poslovne aktivnosti, umjesto da troše vrijeme i resurse na održavanje i upravljanje lokalnim računovodstvenim sustavima. To može rezultirati većom produktivnošću, inovacijama i konkurentnosti na tržištu.
2. Digitalizacija ugovorne dokumentacije
Ovakav proces može imati pozitivan učinak na cijelo poslovanje i automatizaciju procesa, ako se poveže s modulom fakturiranja. Kod ovakvog procesa koriste se iste baze podataka koje se onda mogu koristiti za razne namjene, npr. stvaranje standardnih ugovora za poslove s kupcima i dobavljačima, različite novčane transakcije, kupoprodajni ugovori i sl. Ukoliko se društvo odluči digitalizirati ovaj dio poslovanja, tada ugovorna dokumentacija više nije samo običan PDF, već se sustavno podržava unos parametara potrebnih npr. za fakturiranje (ugovorne strane, trajanje ugovora, cijene, parametri i dr.).
Korporativni računovodstveni sustavi već godinama, s razvojem suvremenih tehnologija, omogućuju svojim korisnicima digitalizaciju i automatizaciju ugovora od samog procesa kreiranja do automatiziranog formiranja i slanja faktura na temelju istih te njihove pohrane. Uz navedeno, sustavi omogućuju digitalnu pohranu originalnih ulaznih faktura uz mogućnost povezivanja s programskim knjiženjima radi lakšeg pretraživanja.
3. Unos dokumentacije (skeniranje) i pohrana
Velika većina knjigovodstvenih servisa vodi poslovne knjige za male poduzetnike i obrtnike i njihov je način rada određen uvjetima okoline, odnosno potrebama i željama njihovih klijenata. U praksi ta mala poduzeća i obrtnici često nemaju osobu koja procesuira računovodstvenu dokumentaciju (npr. skeniranje računa), već fizičku dokumentaciju (račune, ugovore i sl.) donose na knjiženje u servis ili šalju dokumente poštom, a u naprednijim slučajevima skenirani dokumenti razmjenjuju se e-mailom. Ukoliko knjigovodstveni servis ipak ima klijente drugačijih karakteristika, svoje poslovanje može digitalizirati uvođenjem sustava za upravljanje dokumentacijom (DMS). Takav sustav upravlja dokumentima na način da pohranjuje i prati digitalne verzije unutar organizacije. Svrha DMS-a je olakšati poslovnu svakodnevnicu korisnika, a u informatičkom smislu, DMS je skup programa koji se koriste za skladištenje elektroničkih dokumenata te radni proces koji određuje što se događa sa skeniranim dokumentom putem softverskog alata koji upravlja sustavom.
4. Automatsko knjiženje ulaznih računa
Uvođenjem digitalizacije se potreba za ispisom dokumentacije na papiru smanjuje, a knjiženje se može obavljati s elektronički pohranjenim dokumentima. Ukoliko servis od dobavljača dobije ulazni račun na papiru, takav račun se može skenirati i pridružiti unosu ulaznog dokumenta u računalni softver, a svaki ulazni dokument moguće je opisati dodatnim parametrima putem kojih ga se kasnije može lakše pronaći (npr. naziv kupca/dobavljača, datum, opis i sl.) Ipak, kod odluke o uvođenju procesa digitalizacije knjiženja, potrebno je sagledati broj ulaznih računa koje servis ili matično društvo zaprima na razini mjeseca i broj zaposlenika koji su angažirani za obavljanje procesa knjiženja.
Automatsko knjiženje ulaznih računa u praksi se obavlja pomoću OCR tehnologije (tehnologija prepoznavanja znakova) gdje program traži ključne riječi (dobavljač, kupac, ukupan iznos itd.) te nakon pronalaska, program uzima podatke sa skeniranog dokumenta i popunjava…
