1.1.10 Smjernice za postupanje prilikom razmjene računa u elektroničkom obliku primjenom EDI sustava
Ivan Horvatić, univ.spec.oec.
Korištenje računa u elektroničkom obliku u poslovanju važno je iz više razloga. Prije svega, troškovi njegove obrade znatno su manji u odnosu na troškove obrade računa na papiru. Dodatne uštede ostvaruju se digitalizacijom cjelokupnog procesa nabave i isporuke, kraćim rokovima obrade računa i ubrzanjem plaćanja čime se smanjuju i troškovi kreditiranja.
Račun u elektroničkom obliku omogućuje kvalitetnije upravljanje financijskim poslovanjem i njegov nadzor te općenito utječe na povećanje produktivnosti rada.
Ove Smjernice su izrađene na temelju EU direktiva i važećih zakona te podzakonskih akata, posebice Zakona o porezu na dodanu vrijednost i EU Direktive Vijeća 2010/45, kroz suradnju predstavnika gospodarskog sektora i predstavnika tijela državne uprave, a s ciljem da se pojasni kako se primjenom EDI metode za razmjenu računa u elektroničkom obliku osigurava:
- vjerodostojnost podrijetla pošiljatelja elektroničkog dokumenta,
- vjerodostojnost podrijetla primatelja elektroničkog dokumenta,
- cjelovitost sadržaja i
- čitljivost računa.
Ovi zahtjevi mogu se osigurati pomoću sljedećih metoda:
- korištenjem naprednog elektroničkog potpisa za osiguravanje vjerodostojnosti podrijetla računa, cjelovitosti sadržaja računa i čitljivosti računa,
- putem elektroničke razmjene podataka (EDI), ako ugovor o razmjeni omogućuje korištenje postupaka kojima je zajamčena vjerodostojnost podrijetla računa, cjelovitost podataka, odnosno sadržaja računa i čitljivost računa i
- pomoću bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga i drugim poslovnim dokumentima te provjeru vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja računa prema utvrđenim procesima izdavanja, odnosno primanja računa.
Kako bi se račun smatrao računom u elektroničkom obliku treba biti izdan, ali i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (npr. XML) ili druge vrste elektroničkih formata (npr. elektronička pošta s dokumentom u PDF formatu u prilogu ili faks primljen u elektroničkom formatu, a ne na papiru).
Računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format.
Račun se smatra izdanim kada isporučitelj, treća osoba u ime isporučitelja ili kupac za…
